INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS

INTRODUCCIÓN DE DATOS

Se pueden introducir tres tipos diferentes de datos : anotaciones numéricas, anotaciones de rótulos y anotaciones de fechas y horas.

Introducción de Rótulos

Un rótulo es cualquier tipo de anotación que por lo menos contenga un carácter alfabético, por ejemplo : HOLA, A567, 58F89. Este tipo de dato no es posible utilizarlo en operaciones matemáticas.

Este tipo de anotación no puede tener mas de 255 caracteres de longitud y se alinean a la izquierda de la celda.

Rótulos Largos

Los rótulos son las únicas anotaciones que pueden sobrepasar los limites de una celda, tomando las que sean necesarios hacia la derecha siempre y cuando las mismas estén vacías.

Hay que tener en cuenta que si se desea modificar o eliminar dicha anotación para el programa la misma esta en la celda original y que al introducir un nuevo dato en alguna de las celdas subsiguientes, la misma se “cortará” en su visualización.

rótulos en planillas de cálculo

En la primer figura se ve un claro ejemplo de cómo funcionan las anotaciones de rótulos largos: como se observa, la anotación empieza en la celda C2, por lo tanto está en la misma, pero toma las celdas siguientes necesarias para mostrar toda la anotación y en la figura siguiente se ve como actúa el mismo rótulo cuando se introduce una anotación en cualquiera de las celdas que ocupa.

Introducción de números

Las anotaciones de tipo número se dividen en tres : números comunes (ej.: 1.000.000), fórmulas de todo tipo (ej.: +56*2/38) y funciones predefinidas, que por defecto se alinean a la derecha de la celda.

Número comunes :

– Una coma será considerada como coma decimal

– El (+) delante del Nº será ignorado.

– Los negativos serán: – 12 o (12)

– Se puede poner porcentajes 1,10%

– Se admiten fracciones: para introducir ½ anotar 0 ½ y para 3 3/5 anotar 3 3/5

Fórmulas:

Excel reconoce como fórmula a toda operación de cálculo matemático, hay que tener en cuenta que en las fórmulas:

– No puede ir Nº con punto (.)

– No poner los negativos con ( )

– Siempre deben empezar con el símbolo de más (+) o de igual (=).

– Se puede hacer cualquier tipo de operación.

– Como siempre paréntesis () separan términos.

Funciones :

Las funciones son una serie de fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos usando valores específicos.

Introducción de Fechas y horas

Microsoft Excel considera las fechas y horas como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiará de General a un formato de fecha o de hora integrado. Está predeterminado que las fechas y horas se introduzcan alineadas hacia la derecha dentro de una celda. Si Microsoft Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida como texto y, por consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda.

Formatos:

4/3/94 d/mm/aa

4-mar-94 d-mmm-aa

4/3 o 4-mar d-mmm

mar-94 mmm-aa

8:50 am h:mm am/pm

8:50:35 am h:mm:ss am/pm

20:50 h:mm (24 horas)

Se puede poner fecha y hora juntas separadas por espacio: 4/3/94 20:50 d/mm/aa h:mm.

PREFIJO DE ALINEACIÓN

Existe un caracter que se utiliza como prefijo de alineación para cambiar la alineación predefinida de las anotaciones numéricas y de fecha; éste es el apóstrofe, que alinea los números y fechas a la izquierda.

En el caso de utilizar este prefijo, se debe tener en cuenta que las fechas serán tomadas como una anotación de rótulo, por lo tanto no se podrán utilizar para cálculos.

EDICION DE UNA CELDA

Cuando hablamos de la edición de una celda nos referimos a la modificación del dato sin eliminarlo o reemplazarlo por otro. En Excel es posible efectuar esta tarea pulsando la tecla F2 o haciendo un doble clic sobre la celda a modificar, esto “abre” el dato de la celda para que se pueda modificar, hay que tener en cuenta que las únicas teclas de movimiento que funcionan dentro de la edición de una celda son las de eliminación de texto, cualquiera de caracter de escritura y las flechas hacia la derecha o izquierda, cualquier otra dará por finalizada la edición de la celda.